Qu'est ce que c'est ?
Le "courrier électronique sécurisé" est l'équivalent électronique de la lettre avec accusé de réception : il est acheminé par un tiers selon un procédé permettant d'identifier le tiers, de désigner l'expéditeur, de garantir l'identité du destinataire et d'établir si la lettre a été remise ou non au destinataire. Le tiers est ici la plate-forme d'horodatage S²LOW, utilisée pour la dématérialisation du contrôle de légalité.
Cette fonctionnalité est incluse dans la plate-forme S²LOW de l'Adullact.
Les agents utilisent souvent la fonctionnalité « Recevoir un accusé de réception » de leur logiciel de messagerie (Outlook, Thunderbird …) : cette fonctionnalité n'a aucune valeur juridique.

Que fait le tiers de télétransmission ?
Le tiers de télétransmission est l'équivalent de l'accusé de réception de la poste : il garantit que le destinataire a bien reçu le courrier et qu'il a bien ouvert le mail. Il certifie également la date et l'heure de l'envoi. Le tiers de télétransmission conserve les mails envoyés, les fichiers joints et les fichiers d'horodatage. Les fichiers de preuve peuvent être réclamés en cas de besoin auprès de l'Adullact. 

Dans quels cas l'utiliser ?
La collectivité peut utiliser ce module pour transmettre les convocations à son conseil municipal ou communautaire ou encore transférer des documents à d'autres administrations comme la trésorerie ou encore à ses administrés.
Le mail sécurisé est également très utile pour les marchés publics. Il permet de s'assurer que tous les destinataires ont bien reçu et téléchargé les informations et les pièces. Il permet aussi d'envoyer des fichiers de taille importante (100 Mo).

Le conseil municipal peut-il être convoqué par courrier électronique ?
Oui, cependant, il est nécessaire de faire voter cette possibilité par le conseil et de modifier en conséquence le règlement intérieur. Cette disposition sera possible et non obligatoire : l'accord des conseillers souhaitant recevoir par mail les convocations sera obtenu en même temps que l'adresse électronique.
La loi n'impose pas l'utilisation d'un accusé de réception que la convocation soit papier ou électronique. Cependant cette disposition permet au maire ou au président de se prémunir contre d'éventuelles contestations.

Comment activer la fonction mail sécurisé ?
- Si vous utilisez déjà la plate-forme S2LOW, il suffit de demander à Somme Numérique d'activer l'option « mail sécurisé » pour votre collectivité. L'administrateur devra ensuite attribuer aux utilisateurs le droit ou non d'utiliser cette option dans les paramètres des utilisateurs (Gestion des utilisateurs > Action > Dans permission Module > Module Mail   ( Definition:
Un mail (ou " e-mail ") est un courrier électronique qui transite entre la boîte à Lettres de l'expéditeur et celle du receveur. La boîte à Lettres est un espace... )   > Modification) et inscrire les mails des destinataires dans le "carnet d'adresse" de la collectivité. 
- Si vous n'utilisez pas la plate-forme S2LOW, merci de nous contacter via le formulaire.
L'activation du mail sécurisé est comprise avec l'utilisation de la plate-forme S2LOW, elle est donc gratuite pour les collectivités membres.

Comment ça marche ?
- L'expéditeur se connecte à la plate-forme www.slow.org avec son certificat. Il va sur « Transaction mail », crée un nouveau message : objet, destinataires (qui ont été inscrits par l'administrateur dans le carnet d'adresse), attache les fichiers et précise s'il le souhaite un mot de passe. Dans ce cas le destinataire devra aussi préciser ce mot de passe pour ouvrir le courrier.
- Les destinataires reçoivent un message électronique notifiant l'arrivée du courrier sécurisé. Ce courrier contient un lien vers la plate-forme S²LOW pour récupérer le message.
- Le destinataire activant le lien de récupération du courrier est connecté sur une page du tiers de télétransmission S²LOW (où on lui demande un mot de passe si celui-ci a été demandé par l'expéditeur) : il visualise alors le message complet avec les pièces éventuellement attachées.
- L'expéditeur peut à tout moment prendre connaissance de l'état de son mail : quels destinataires l'ont ouvert, et s'il y a des messages d'erreur. Il peut également récupérer les informations certifiant la télétransmission du courrier et les destinataires qui l'ont ouvert.
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