Courrier électronique sécurisé

Qu'est ce que c'est ?

Le "courrier électronique sécurisé" est l'équivalent électronique de la lettre avec accusé de réception : il est acheminé par un tiers selon un procédé permettant d'identifier le tiers, de désigner l'expéditeur, de garantir l'identité du destinataire et d'établir si la lettre a été remise ou non au destinataire. Le tiers est ici la plate-forme d'horodatage S²LOW, utilisée pour la dématérialisation du contrôle de légalité.
Cette fonctionnalité est incluse dans la plate-forme S²LOW de l'Adullact.
Les agents utilisent souvent la fonctionnalité « Recevoir un accusé de réception » de leur logiciel de messagerie (Outlook, Thunderbird …) : cette fonctionnalité n'a aucune valeur juridique.

Dans quels cas l'utiliser ?

La collectivité peut utiliser ce module pour transmettre les convocations à son conseil municipal ou communautaire ou encore transférer des documents à d'autres administrations comme la trésorerie ou encore à ses administrés.
Le mail sécurisé est également très utile pour les marchés publics. Il permet de s'assurer que tous les destinataires ont bien reçu et téléchargé les informations et les pièces. Il permet aussi d'envoyer des fichiers de taille importante (80 Mo).

Le conseil municipal peut-il être convoqué par courrier électronique ?

Oui, cependant, il est nécessaire de faire voter cette possibilité par le conseil et de modifier en conséquence le règlement intérieur. Cette disposition sera possible et non obligatoire : l'accord des conseillers souhaitant recevoir par mail les convocations sera obtenu en même temps que l'adresse électronique.
La loi n'impose pas l'utilisation d'un accusé de réception que la convocation soit papier ou électronique. Cependant cette disposition permet au maire ou au président de se prémunir contre d'éventuelles contestations.

Comment activer la fonction mail sécurisé ?

- Si vous utilisez déjà la plate-forme Pastell, il suffit de demander à Somme Numérique d'activer l'option « mail sécurisé » pour votre collectivité.
- Si vous n'utilisez pas la plate-forme Pastell, merci de nous contacter via le formulaire pour que nous vous mettions à disposition ce service.

L'activation du mail sécurisé fait partie des services de base de Somme Numérique, elle est donc gratuite pour toutes les collectivités membres.

Documentation

Guide d'utilisation du mail sécurisé